Contexte
Vous êtes un client de KOFAX et utilisez la suite Process Director dans un environnement SAP. Votre solution vous satisfait. Cependant vous vous retrouvez comme de nombreux clients devant une contrainte de temps qui n’est pas neutre : l’éditeur limite sa maintenance à 2 versions majeures.
Si vous n’upgradez pas votre environnement tous les 2 à 3 ans, vous vous retrouvez dans un statut un peu « bancal ». D’un côté vous êtes client et payez une maintenance annuelle. De l’autre vous n’obtiendrez pas d’aide sur des problèmes s’ils n’ont jamais été rencontrés lorsque votre version était une version majeure. Cela peut paraître frustrant, mais c’est un fait logique. Un éditeur ne peut pas assurer un support ad vitam eternam sur un produit On Premise en constante évolution.
Oui d’accord un upgrade est nécessaire. Mais comment fait le prestataire alors que même les internes ne peuvent être présents qu’à mi-temps sur site ?
Cela n’est pas un problème. MLR Conseil travaille depuis 10 ans (et plus pour ses fondateurs) sur le domaine de la dématérialisation. Les implémentations de Process Director font partie de notre expertise. Aujourd’hui, nos méthodes de travail nous permettent de réaliser des upgrades en quelques mois, et ce même à distance ! Notre méthodologie est simple :
- Tout commence par un audit de votre solution pour en comprendre les tenants et les aboutissants. Est-ce que votre implémentation est full-standard, best-practice, spécifique, « très » (trop ?) spécifique ? Nous pouvons réaliser cet audit à distance avec un simple d’accès SAP
- Passée cette phase d’audit, nous sommes en mesure de vous faire des recommandations par rapport à votre upgrade. Vaut-il mieux une mise à jour à iso-fonctionnalité ? une mise à jour avec quelques améliorations bienvenues ?
- La montée de version est en général un projet qui prend en moyenne 3 mois. Les principales variables d’ajustements sont la disponibilité de vos équipes pour réaliser des tests de recette complets et la complexité de votre implémentation. Nos équipes se chargent de réaliser des tests unitaires et de non régression. Vous pouvez vous en servir évidemment, mais il est recommandé que le client valide ses propres tests pour que nous ne soyons pas juge et partie.
On peut faire autrement qu’être en panique tous les 2 à 3 ans ?
Il existe en effet 2 approches.
L’approche la plus classique est de réaliser un upgrade en fin de période de garantie. Souvent, cela ne tombe pas bien dans les plannings de vos équipes (comptables ou DSI) et vous devez tenter de faire passer ce projet sur des lignes budgétaires qui ne l’avaient pas anticipé. Cela fonctionne, mais avec des coûts non négligeables et un stress non négligeable pour tous.
Une autre approche est de planifier cet upgrade de façon récurrente, annuellement par exemple. En prévoyant de réaliser un upgrade par an, toujours à la même période de l’année par exemple, vous pouvez pré-établir dans le planning de vos équipes qu’elles auront 1 à 2 semaines de tests de recette par exemple, vous pouvez également budgéter l’opération. En structurant ces opérations d’upgrade de façon claire, vous pourrez même automatiser ces opérations et les rendre de plus en plus courtes et efficaces. L’autre avantage est qu’en confiant cet upgrade à un prestataire qui connaît votre implémentation et vos spécifiques, l’opération peut être réalisée dans un temps plus court avec une qualité équivalente, voire meilleure.
Est-ce facile à mettre en place ?
Le plus simple est évidemment d’en parler et de planifier un audit de votre solution. Nous serons alors à même de vous faire une proposition détaillée de la mise en place que nous imaginons dans votre contexte.
Aujourd’hui de nombreux clients nous ont fait confiance pour des approches similaires. Nous travaillons avec la majeure partie d’entre eux à distance en VPN depuis nos bureaux en France. Cela n’empêche évidemment pas d’aller vous rencontrer sur site pour des sessions plus détaillées : formations, ateliers. Le COVID-19 nous a également montré que nous étions capables de réaliser ces étapes intégralement à distance !
Jonathan Tayar, pour MLR Conseil