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Conscient qu'il est essentiel aujourd'hui d'être entouré de partenaires de confiance, MLR Conseil fait partie d'un réseau de partenaires qui s'entraident sur différents projets. Cela permet à MLR Conseil d'être réactif et proactif aussi sur des projets de grande envergure.

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Actualités

Dématérialisation - Quelle solution choisir ?

Contexte

Vous cherchez à mettre en place une solution de dématérialisation de factures fournisseur (ou d'un autre flux), mais hésitez entre tous les acteurs qui proposent des solutions. Le cahier des charges est prêt à être envoyé, comment cibler les bons acteurs ?

Problématique

Chaque solution de dématérialisation présente ses avantages et ses inconvénients, en termes de coût, en termes de contraintes logicielles, en termes d’adaptation à votre paysage SI. Le temps que vous passerez à lire et relire les réponses à votre appel d’offre est important, mais il deviendra exponentiellement grand si vous l’envoyez à tous les acteurs du marché.

Tout d’abord, certaines questions en interne dans votre société vous permettront d’éliminer un certain nombre de solutions :

  • souhaitez-vous une solution nativement intégrée à votre ERP ? ou bien une solution externe qui s’interfacera avec celui-ci ? N’oubliez pas que si le coût d’une solution externe à votre ERP peut paraître intéressant, le coût de ces interfaces peut se révéler important, aussi bien en termes de développement qu’en termes de maintenance et évolutions.
  • quel flux souhaitez-vous dématérialiser ? Souhaitez-vous couvrir uniquement le flux factures fournisseur, ou bien tout le flux "Purchase To Pay" ?  un flux "Ressources humaines" ? 
  • Quelle est votre volumétrie de documents à numériser ? Certaines solutions sont reconnues pour être capables d’absorber plusieurs millions de documents à l’année, alors que des solutions plus modestes vous permettront  de traiter 100 000 documents par an.
  • Comment pensez-vous organiser la numérisation ? Un CSP dans votre entreprise ? une société externe qui s’occupera de la partie numérisation / vidéocodage ? Quelles contraintes cela impose-t-il d’un point de vue organisationnel et sécurité dans votre SI ?

Une fois ces premières questions posées, vous devriez avoir un certain nombre de critères vous permettant de filtrer un certain nombre d’éditeurs.

Ensuite, il est possible de filtrer les candidats possibles en fonction des possibilités offertes par leurs produits en standard. Peut-être un produit proposera une fonctionnalité en standard alors qu’un autre demandera du développement spécifique. Essayez de pondérer les fonctionnalités qui intéressent votre entreprise. Si une fonctionnalité est essentielle au bon déroulement des processus dans votre entreprise, si celle-ci n’est pas disponible en standard dans l’outil, n’hésitez pas à demander au prestataire de s’engager au forfait sur son développement, cela sera pour vous une manière de cadrer les coûts engagés. Evidemment, une solution disponible en standard peut être préférable, mais peut-être celle-ci ne correspondra pas à 200% à votre besoin et vous devrez de toutes les façons y apporter des modifications. Pour résumer, listez les fonctionnalités essentielles et vérifiez la disponibilité et / ou le coût de mise en place associé dans chaque outil envisageable.

Concernant l’intégration de votre solution, de nombreuses sociétés de conseil existent sur le marché, et ont plus ou moins de succès dans la mise en place des solutions de dématérialisation. Encore une fois, quelques questions vous permettront de savoir vers quels intégrateurs vous tourner :

  • votre service achat a-t-il déjà référencé des fournisseurs avec lesquels vous travaillez exclusivement ?
  • préférez-vous un cabinet à taille humaine, avec lequel vous aurez une relation commerciale forte, et qui s’investira dans votre projet autant que possible ? Ou bien préférez-vous faire appel à un « gros » intégrateur qui mettra à votre disposition une équipe de 15 personnes pour votre projet « modeste » ? Ou bien préférez-vous travailler avec l’éditeur qui s’occupera lui-même de l’intégration ? Préférez-vous un intégrateur qui sera présent dans tous vos pays de déploiement, en multipliant les intervenants éventuels, ou bien une bonne mobilité géographique des équipes locales bilingues vous convient-elle ? Evidemment, tous ces modes de fonctionnement ont leurs avantages et leurs inconvénients. C’est votre sensibilité personnelle de client qui vous orientera vers la meilleure solution pour vous.

Si vous choisissez un « gros » intégrateur, il est important d’avoir les ressources pour pouvoir challenger son travail, ses choix. Vos équipes en interne peuvent s’en charger, mais cela peut représenter une charge de travail non négligeable. Vous pouvez aussi faire appel à des cabinets de conseil « outsider » qui s’en chargeront pour vous, afin d’assurer la réussite de votre projet.

MLR Conseil peut vous accompagner dans le choix de la solution de dématérialisation adaptée à votre entreprise ou dans l'accompagnement à sa mise en place. Vous avez des questions, un projet ? N’hésitez pas à nous contacter !

La dématérialisation au service du changement dans l’entreprise

Contexte

Notre client A cherche à mettre en place une solution de dématérialisation de ses factures fournisseur. Il souhaite évidemment optimiser la performance de ses équipes, tout en ayant un ROI rapide.

Problématique

Ce client se pose de nombreuses questions quant à la manière de mettre en place le projet de la meilleure manière : quels documents traiter ? quels workflow puis-je mettre en place ? Qui sont les acteurs responsables de tel ou tel flux, ou tel ou tel litige ? comment adapter l’outil à mon mode de fonctionnement ? quels traitements peut-on automatiser ?
La réponse à ces questions et à de nombreuses autres interrogations permettra à ce client de mettre en place un projet de qualité. Cependant, il ne faut pas confondre le but et l’outil : c’est l’organisation du client en interne qui permettra de répondre à ces questions.

Réalité

La solution choisie, quelle qu’elle soit, n’est qu’un outil au service du client et du projet. Le projet de dématérialisation ne doit pas être esclave d’une organisation datée qui ne fonctionne pas ou peu. Au contraire, un projet de dématérialisation est une excellente opportunité de revoir l’organisation des services, de responsabiliser les différents acteurs et de mettre en place les changements qui s’imposent.
La mise en place de nouveaux outils facilite en général les changements appliqués au sein d’un service, car ils peuvent les justifier auprès des utilisateurs finaux : « le nouvel outil nous impose d’avoir un workflow de bon à payer pour payer la facture », « le nouvel outil ne permet pas d’avoir un utilisateur générique qui valide une facture ». L’important est de bien travailler en amont du projet sur l’évolution souhaitée au sein de l’entreprise dans la gestion des factures fournisseur (ou de tout autre processus évidemment). Il faut donner aux nouveaux processus une légitimité et une logique qui sera appréciée de tous.
En revanche, il ne faut pas tomber dans l’excès inverse : le nouvel outil ne doit pas être le bouc émissaire de décisions impopulaires et mal présentées. Le risque de rejet serait alors grand et le projet pourrait se solder par un échec, malgré un investissement important de toutes les équipes dédiées.

Bilan

Il est essentiel de travailler sur vos processus avant de lancer un projet de dématérialisation. Il n’est qu’une aide, un outil à la concrétisation de votre vision du mode de fonctionnement de l’entreprise. C’est pourquoi il est essentiel d’identifier les points forts et faibles de votre organisation, de responsabiliser les personnes clés qui permettront d’améliorer la performance globale de vos équipes.


MLR Conseil peut vous accompagner dans la conduite du changement et dans la mise en place de votre solution. Vous avez des questions, un projet ? N’hésitez pas à nous contacter !

Le nouveau site internet de MLR Conseil est en ligne !

Après bientôt 3 ans d'existence, il était grand temps de redonner une seconde jeunesse au site internet de MLR Conseil. Un site plus vivant, plus rapide, plus moderne... Bref un site qui nous ressemble !

Vous y trouverez les informations concernant notre vision du monde du conseil, ainsi que des informations sur l'équipe. Nous tenterons de mettre à jour régulièrement des actualités sur le marché actuel, les informations à ne pas rater. Nous trouverez également des explications de cas client concrets sur lesquels nous avons eu l'occasion de travailler.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des remarques ou des questions. A bientôt pour de nouvelles actualités !

PS : Un grand merci à toute l'équipe de Portobello pour son aide sur la mise en place de ce site.