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Conscient qu'il est essentiel aujourd'hui d'être entouré de partenaires de confiance, MLR Conseil fait partie d'un réseau de partenaires qui s'entraident sur différents projets. Cela permet à MLR Conseil d'être réactif et proactif aussi sur des projets de grande envergure.

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Actualités

La dématérialisation fiscale dans SAP

Nouveau partenariat...

MLR Conseil s'est rapproché en 2013 de la société DPii Telecom & Services. Cette société créée en 1986, membre du GS1, certifiée ISO 9001:2008, est spécialisée dans le traitement de flux de documents dématérialisés à valeur probante. Plus de 500 clients leur font aujourd'hui confiance, et leurs solutions sont utilisées bien au delà des frontières françaises.

Un partenariat a rapidement été signé entre nos 2 sociétés dont les métiers se complètent naturellement. Le but pour MLR Conseil : proposer à ses clients une solution sur les flux sortants, problématique souvent remontée par les clients, mais non adressée directement pour des raisons techniques (il faut une solution qui soit complète pour répondre à ces besoins) et des raisons légales (être capable de certifier des documents pour leur donner une valeur probante demande de suivre les évolutions de la législation qui y est liée). DPii a l'avantage de combler ces 2 lacunes... Il ne manquait plus qu'une chose...

... et nouvelle solution ! 

Le lien entre SAP et la solution EDC de DPii ! Ce lien est apporté par l'expertise de MLR Conseil, d'un point de vue métier tout d'abord, mais aussi d'un point de vue technique, par le développement du module SAP associé. 

La vidéo suivante vous propose une démonstration de l'utilisation des fonctionnalités de dématérialisation fiscale au sein des flux achat et vente de SAP. 

Comme vous l'aurez forcément compris, notre collaboration s'est faite naturellement, et les résultats obtenus promettent de futurs projets à grande valeur ajoutée pour nos clients. 

MLR Conseil vous accompagne tout au long de la mise en place de vos projets de dématérialisation entrante et sortante dans SAP. Vous avez un projet de dématérialisation, des questions ? N'hésitez pas à nous contacter ! 

Bonne année 2014 !

Toute l'équipe de MLR Conseil vous souhaite une excellente année 2014 ! 

 

Shortways : la bonne information au bon moment

Aujourd’hui, nous vous proposons un focus particulier sur une solution innovante du marché qui a retenu toute notre attention : l’assistant virtuel Shortcuts.

Petit retour en arrière : vous vous souvenez du fameux « trombone » de Word ? Vous auriez vraiment aimé qu’il réponde correctement à vos questions, ou au moins qu’il soit capable contextuellement de vous informer de manière correcte ? Shortways exauce en quelques sortes ce souhait, mais à la puissance 10.

Principe de fonctionnement

En quelques mots, Shortways, éditeur de logiciels, lauréat du concours Idenergie, propose un assistant virtuel et contextuel qui se connecte à 2 applications :

  • votre application métier quelle qu’elle soit (une application SaaS via une URL, une application client lourd ou client léger sur votre ordinateur).
  • Un serveur de contenu de type Wiki (Microsoft Sharepoint, Google Sites, Alfresco, etc)

Lorsque vous balayez votre écran avec votre souris, une fenêtre apparaît en superposition de vos écrans métier (aussi bien sur SAP que sur toute autre application) et affiche les informations que vous souhaitez mettre en ligne par rapport aux mots survolés.

Un concept extrêmement simple, son application également !

Mettons-nous en situation dans un domaine qu’MLR Conseil maîtrise : le monde SAP.

Votre utilisateur souhaite créer une commande d’achat dans SAP. Il lance la transaction ME51N. Une fois sur la transaction, il doit choisir un type de commande d’achat… mais lequel ? L’assistant Shortways affiche la page relative aux types de commande d’achat et le texte associé peut expliquer les différents cas dans lesquels il faudra utiliser le type Z1 plutôt qu’un type Z2…

Il doit plus tard choisir un code TVA permettant de préremplir les taux et montant de TVA qui seront appliqués sur le poste de commande nouvellement créé. Une page dédiée dans Shortways peut expliquer les différents codes TVA. L’utilisateur comprendra alors dans quel cas utiliser un code plutôt qu’un autre. Au final, c’est la qualité des données saisies qui s’en ressent : on fiabilise ce qui est saisit tout en ayant un gain de temps non négligeable de recherche d’information !

C’est tout un manuel utilisateur que vous pouvez mettre à disposition de vos utilisateurs.

De plus, vous pouvez via un module « Actualités » faire passer des messages complémentaires, comme par exemple « clôture comptable en cours, ne lancez pas de traitements lourds ».

Puisqu’une petite vidéo en dit souvent plus que des mots :

Shortways - SAP - 2013

La charge de travail de mise en place d’une telle solution est principalement concentrée sur la rédaction des éléments que vous souhaitez mettre à disposition de vos utilisateurs. Vous avez déjà un manuel utilisateur prêt ? Confiez le nous pour le remettre sous un format « Wiki » utilisable par Shortways.

Vous êtes intéressés ? ou tout simplement curieux ? Contactez-nous !

Retour sur le Salon Solutions 2013

Le Salon Solutions s’est tenu au CNIT de la Défense du 1er au 3 Octobre 2013. L’occasion d’y retrouver de nombreux acteurs sur les flux Achats et Dématérialisation. Au fil des conférences, des tendances ont été remarquées. On notera par exemple de nombreuses questions autour du Sourcing des fournisseurs, ou encore des inquiétudes autour de la dématérialisation et de la valeur probante des documents. Nombre de ces sujets ont déjà été abordés par le passé. Aujourd’hui nous avons décidé de refaire le point sur la partie du salon qui nous concernait le plus, au vu de notre expertise : la dématérialisation.

Les gains / avantages attendus de la dématérialisation

La dématérialisation est désormais devenue incontournable dans le monde professionnel. Les préoccupations avant tout économiques mais aussi environnementales ont poussé les entreprises à se moderniser. Avec des cycles de Retours sur Investissement très courts, les projets de dématérialisation se multiplient pour développer la performance des entreprises qui s’en dotent.

Les avantages économiques peuvent être regroupés en 4 axes distincts :

  • L’optimisation de la conformité

Dématérialiser ses documents dans un Système d’Informations fiable, sécurisé et pérenne accroît grandement la justesse et la conformité des informations qui transitent dans l’entreprise. Pour les sociétés cotées, cela peut être une preuve de qualité des processus internes à fournir à leurs actionnaires. Avoir une dématérialisation bien orchestrée, en ayant la capacité de récupérer rapidement et efficacement les informations demandées, c’est aussi donner la preuve à ses clients, ses fournisseurs, ses salariés et ses actionnaires que l’organisation interne de l’entreprise est bien pensée. Ce sont l’image et la réputation de l’entreprise qui sont en jeu. Ces données ne sont pas mesurables évidemment, mais elles ont un réel impact sur les ventes et l’attractivité d’une entreprise.

  • L’optimisation de la productivité

La dématérialisation accroît également fortement la productivité. L’entreprise et ses salariés gagnent ainsi énormément en temps de traitements administratifs, en temps de gestion des anomalies afin de se focaliser sur leur cœur de métier et d’accroître la qualité de leurs services. De plus, en améliorant la circulation des documents au sein de l’entreprise au format numérique, on raccourcit les délais de décision et on garde cet impact écologique lié à l’impression / la photocopie en multiples exemplaires des documents traités.

  • L’optimisation du cashflow

Incidence directe sur les finances de l’entreprise, la dématérialisation accélère la facturation côté client, ainsi que le traitement des litiges côté fournisseur, et optimise ainsi le recouvrement et diminue les impayés. Le besoin en fonds de roulement de l’entreprise s’en retrouve mieux géré et les performances financières améliorées.

  • L’optimisation des organisations

Non seulement la dématérialisation accroit la performance des organisations, mais elle ouvre également des possibilités d’évolutions d’organisation qui étaient jusque-là impossibles à imaginer. A ce sujet, nous vous invitons à relire notre article précédent sur « la dématérialisation au service du changement dans l’entreprise ».

Un mot sur la dématérialisation fiscale

Passer à la dématérialisation fiscale des factures, c’est s’affranchir entièrement des factures papiers ! Exit le papier, la facture signée électroniquement devient l’exemplaire original. La valeur probante d’une facture électronique vis-à-vis de l’administration fiscale est définie par l’article 289-V du CGI : où « l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation. »

La signature électronique AdES (Advanced Electronic Signature) a justement pour objet de garantir l’intégrité du document signé et l’identité du signataire.

Il en existe 3 formats principaux :

  • XAdES : signature électronique XML (certificat X.509)
  • CAdES : aussi appelé PKCS#7 ou CMS
  • PAdES : signature électronique PDF

La vérification de cette signature électronique repose sur l’utilisation d’un certificat électronique qualifié délivré par des Prestataires de Services de Certification Electronique (PSCE) certifiés. L’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Informations) a pour rôle de contrôler ces PSCE.

Le 2nd volet important est la conservation de ces documents signés via des Systèmes d’Archivage Electronique (SAE) basés sur des normes de références. A l’échelon national, la norme technique emblématique est la norme AFNOR NF Z42-013 homologuée en mars 2009. Cette norme donne une définition de l’archivage numérique mais en détermine également les spécifications techniques et organisationnelles requises pour garantir la conservation des documents d’origine électronique, afin de préserver leur intégrité et leur pérennité.

Cette norme a été transposée à l’échelon international sous la norme ISO 14641-1 révisée par la norme ISO 14721 : 2012, spécifiant un modèle de référence pour un Système Ouvert d’Archivage d’Information (OAIS). Il peut également être cité les normes ISO 27001, ISO 27002, ISO 27005 relatives aux technologies de l’information et techniques de sécurité.

Mais avant de procéder à tout échange de factures électroniques probantes, un accord préalable entre les 2 parties est nécessaire. Cf. Article 289-VI du CGI : « Les factures électroniques sont émises et reçues sous une forme électronique quelle qu'elle soit. Elles tiennent lieu de factures d'origine pour l'application de l'article 286 et du présent article. Leur transmission et mise à disposition sont soumises à l'acceptation du destinataire. ».

Bilan

Les solutions de dématérialisation arrivent à maturité. Les mentalités évoluent, et les outils mis à disposition permettent peu à peu de s'orienter vers une dématérialisation fiscale accessible à bas coût et avec un fort retour sur investissements, le tout en améliorant les performances intrinsèques de votre entreprise. 

Plus qu'un effet de mode, la dématérialisation est aujourd'hui un atout incontournable pour votre entreprise. Lancez-vous !

MLR Conseil peut vous accompagner dans la mise en place d'une solution de dématérialisation adaptée à votre entreprise. Vous avez des questions, un projet ? N’hésitez pas à nous contacter !

 

Salon Solutions 2013

Rendez-vous au Salon Solutions les 1er, 2 et 3 Octobre 2013 

Tout comme l'année dernière, MLR Conseil accompagnera son partenaire Effixens au Salon Solutions qui aura lieu au CNIT de La Défense du 1er au 3 Octobre 2013.

Vous avez des projets orientés Achat, Logistique ou Dématérialisation, n'hésitez pas à venir nous en parler sur le stand F19 où nos experts vous attendent.

Plus d'informations sur le salon sur www.salons-solutions.com